Design of a tool to optimize the management of the budget department in a company in the electricity sector "case study company 2KINSE"

El Estado Social de Derecho en Colombia, con el fin de satisfacer las diversas necesidades de su población, ha diseñado dos formas para lograr dicho objetivo; el primero establecido desde las capacidades mismas del Estado y segundo a través de la contratación de terceros, así: “los mecanismos de contratación pública las Mipymes ya sean nacionales o extranjeras pueden participar y dar solución a las necesidades de la población” (Balcero, 2014 p. 9). Así, aunque la constituyente de 1991, garantice la libre competencia y fomente la participación empresarial en términos de igualdad de condiciones, el acceso de las pequeñas y medianas empresas es limitada por las extensas normas que rigen los procesos de contratación, que, en sí, excluyen a estas organizaciones y debilitan sus procesos de crecimiento y desarrollo. Existe en el campo legal una definida normalización que regula la contratación con el Distrito Capital, en la actualidad se poseen normas más rigurosas como la Ley 80 de 1993 por la cual se expide el estatuto general de contratación pública, 1150 de 2007 y 1474 de 2011 En materia de infraestructura de transporte y en los demás aspectos, se rigen por la Ley 1682 de 2013 y por el derecho privado; la Ley 1508 de 2012 por la cual se establece el régimen jurídico de las asociaciones público privadas (Balcero, 2014, p. 14) De igual manera, Caicedo (2013), señala que dichas pymes están proscritas de los grandes postulados oficiales: son inaccesibles para ellas los requisitos financieros y de experiencia que se les exigen en la mayoría de los procesos licitatorios. No existe para ese conglomerado de empresas una política de crédito y financiación, ni se les pagan siempre de manera cumplida las acreencias oficiales Descrito el panorama y según las regulaciones decretadas legalmente, la participación de las pequeñas y medianas empresas se limita aún más por las especificaciones técnicas y financieras dispuestas para su participación, ya que en muchas ocasiones este tipo de organizaciones no cuentan con los recursos apropiados que les permitan elaborar presupuestos acordes a los objetos de las licitaciones, de este modo, el programa presupuestal para licitación de proyectos tiene como objetivo permitir el acceso a pequeñas empresas y contratistas, fortaleciendo el diseño de las ofertas económicas de manera formal y con resultados más acertados ante la oportunidad de ejecutar un proyecto eléctrico o de telecomunicaciones, propiciando la competitividad, siendo este elemento uno de los mayores desafíos que enfrentan las micro, pequeñas y medianas empresas en Colombia, ya que, si no se tiene en cuenta la competitividad en un mundo de diversidad de los mercados, las posibilidades de supervivencia o crecimiento se reducen (EL TIEMPO, 2019). Por ello, la importancia de contar con un software que facilite la cotización a nivel financiero y productivo, optimizando la calidad y eficiencia de gestión de los recursos, anticipándose de manera efectiva en la obtención de datos cuantitativos y cualitativos que beneficien el desarrollo de acciones correctivas o aclaratorias al momento de presentar o argumentar una oferta para un proyecto. 2KINSE aplica la ingeniería en el diseño, desarrollo, implantación y mantenimiento de soluciones de: instalaciones eléctricas, iluminación interior y exterior, sistemas de seguridad electrónica y automatización, plataforma de telecomunicaciones, entre otros, capitaliza más de cuarenta años de continua práctica y experiencia en la industria durante sus doce años de existencia. 2KINSE es un consolidado equipo de trabajo en ingenierías eléctrica, electrónica, informática, y telecomunicaciones, comprometido con su aplicación, en el alcance de óptima funcionalidad de la infraestructura y la protección de vida y bienes. Que actualmente está en continuo crecimiento ejecutando proyectos a nivel nacional y con miras a pisar tierras extranjeras. Es aquí en donde entra nuestro programa presupuestal, el cual tiene como intensión reducir tiempos a la hora de preparar una oferta económica para la ejecución de un proyecto eléctrico, ser asertivo a la hora de asignar valores a las actividades a cotizar, suministrar bases de datos, las cuales serán de gran ayuda para la persona encargada de dirigir el proyectó, debido a que este suministra cantidades de materiales necesarios en la ejecución del proyecto seguido del personal requerido y los tiempos de ejecución. Este es un software de libre acceso, diseñado en Excel, de fácil manejo e instalación en un computador convencional.The Social State of Law in Colombia, in order to satisfy the diverse needs of its population, has designed two ways to achieve this objective; the first established from the very capacities of the State and the second through the contracting of third parties, as follows: “the public contracting mechanisms, the MSMEs, whether national or foreign, can participate and provide a solution to the needs of the population” (Balcero, 2014 p. 9). Thus, although the 1991 constituent guarantees free competition and encourages business participation in terms of equal conditions, access for small and medium-sized companies is limited by the extensive regulations that govern contracting processes, which, in themselves, they exclude these organizations and weaken their growth and development processes. In the legal field there is a defined standard that regulates contracting with the Capital District, currently there are more rigorous regulations such as Law 80 of 1993, which issues the general statute of public contracting, 1150 of 2007 and 1474 of 2011 Regarding transport infrastructure and other aspects, they are governed by Law 1682 of 2013 and by private law; Law 1508 of 2012, which establishes the legal regime of public-private associations (Balcero, 2014, p. 14) Similarly, Caicedo (2013) points out that these SMEs are banned from the major official postulates: the financial and experience requirements that are demanded of them in most bidding processes are inaccessible for them. There is no credit and financing policy for this conglomerate of companies, nor are official credits always paid in a complete manner. Once the panorama has been described and according to the regulations decreed by law, the participation of small and medium-sized companies is further limited by the technical and financial specifications available for their participation, since on many occasions these types of organizations do not have the appropriate resources to provide them. allow the preparation of budgets in accordance with the objectives of the bids, in this way, the budget program for project bidding aims to allow access to small companies and contractors, strengthening the design of economic offers in a formal way and with more successful results before the opportunity to execute an electrical or telecommunications project, promoting competitiveness, this element being one of the greatest challenges faced by micro, small and medium-sized companies in Colombia, since, if competitiveness is not taken into account in a world of diversity of markets, chances of survival or growth are reduced (EL TIEMPO, 2019). 2KINSE applies engineering in the design, development, implementation and maintenance of solutions for: electrical installations, interior and exterior lighting, electronic security and automation systems, telecommunications platform, among others, capitalizing on more than forty years of continuous practice and experience in the industry during its twelve years of existence. 2KINSE is a consolidated work team in electrical, electronic, computer and telecommunications engineering, committed to its application, in the scope of optimal functionality of the infrastructure and the protection of life and property. That is currently in continuous growth executing projects at the national level and with a view to stepping on foreign lands. This is where our budget program comes in, which has the intention of reducing times when preparing an economic offer for the execution of an electrical project, being assertive when assigning values ​​to the activities to be quoted, supplying databases , which will be of great help to the person in charge of directing the project, because it supplies quantities of materials necessary in the execution of the project followed by the required personnel and execution times. This is free access software, designed in Excel, easy to use and install on a conventional computer